こんにちは、新人メンバーのメンター担当です。今年も早いもので4月に入り、新入社員が入社してくる季節になりました。

Avintonにも新卒メンバーが7名加わり、新人研修が行われています。

私は新人フォローも担当させていただいておりますので、研修の様子やメンバーの雰囲気を見るため、

新入社員向けビジネスマナー研修に参加させていただきました。

社会人の心構え、ビジネスマナーなどを指導していただき、私も初心を振り返る気持ちで参加いたしました。

仕事に慣れてきたり、マナーに細かくない現場で仕事をしていくと、ビジネスマナーに疎くなってしまうことがあります。

ビシネスマナーはできているとメリットがあるというより、できないとデメリットが大きいものです。

ちょっと変わった例ですが、私は前職で、飲み会の席でビール瓶とコップを持って挨拶に回れとよく言われました。

挨拶回りをしたら何かあるわけではないのに、挨拶をしないと次の日「挨拶が無かったね」と指摘を受けたものです。

マナーと呼ばれるものは、あくまで相手があってのものと講師の方がおっしゃっていました。

マナーを強く意識すべきかどうかは相手次第です。

必要とされる時にしっかり発揮できるよう知っていなければなりませんので、早めに習得しましょう。

今回は、社会人経験9年目の私が、大切だと感じてきた仕事の仕方についてお話ししたいと思います。

大層なことはかけませんが、知っておくと役に立つことがきっとあると思います。

1．意図と目的を意識する

社会人になったばかりというのは右も左もわからず、初めは言われたことをこなす日々だと思います。

しかし、ただこなすだけでは「言われたことしかやらない」などとレッテルを貼られかねません。

頼まれた仕事は一体どういう仕事なのか、なんのための仕事なのか。

これを知っているか知らないかで成果物の質が全く違ってきます。

例えば、「この書類を○○へ届けてもらえる？」とお願いされ、中身を見ずにとりあえず預かり自分の仕事がひと段落したところで届けに行ったとします。

するとその書類は急を要する書類で、届けられる部署が早めに欲しい書類だったということがあります。

間違っても「聞いていません。」「私は頼まれただけです。」などのような責任を回避するような発言をしてはいけません。

頼まれた仕事に対して必要な情報収集を怠ったと自分を戒めるべきです。

仕事を依頼されたとき、意図と目的を確認するようにするとやり方が変わるので、ぜひ意識してみてください。

2．積極的なサポートをする姿勢

1．で説明した意図と目的がわかってくると、プラスアルファの動きを取ることができたり、付加価値をつけたりすることができます。

例えば、何かのイベントをするときに先輩が作ってくれたTo do listや用意するものリストがあったとします。

先輩は非常に忙しいので、過去の資料を基に今回のイベントに合わせて急いでアレンジしたものです。

その時、用意された資料で全てが十分に網羅されていると考えてはなりません。

人間、絶対なんてことはないわけで、うまく補完しあうアクションが必要です。

そのイベントの意図や目的などを把握していれば、他に何か必要なものはないか？

何か他に手配すべき、準備すべきことがあるんじゃないか？と考えられるようになります。

先輩の資料を信用するなという意味ではありません。

必ず一つや二つはやれることが出てきますので、付加できることや補完できることがないか探しましょう。

3．相手のコミュニケーションレベルに合わせられる

会社で勤めていると色んな方と接する機会があります。

会社の中では、上司、同僚、部下、社外では老若男女色んな方とコミュニケーションをとります。

そこで大切になってくるのが、相手のコミュニケーションレベルに合わせられるということです。

同僚だったらあまり気にしなくても良いかもしれませんが、上司との話し方、お客様との話し方などケースバイケースで合わせられなければなりません。

例えば仕事中に上司と話すときは、なるべく言葉数が少なくても伝わるように要点を絞って話すべきです。

伝えることが決まっていればメモを用意して話す方が漏れなく簡潔に伝えられます。

また、専門用語を使って話しても良い場面、良くない場面があります。

それは相手のレベルによるもので、相手が専門用語ばかり使ってくる場合もあります。

話すスピードも意外と重要です。人によっては話すのが速い人もいれば、ゆっくり話す人もいます。

話すスピードが合っていないとどちらかが不快感を感じるので、できれば自分から相手に合わせるのが良いと思います。

ポイントは、相手と認識違いが起きないようにすることです。

おうむ返しをしたり、言い換えをして理解度を確認したり、難しい用語が出てくれば教えてもらったりする必要があるかもしれません。

シンプルに言えば、相手が言いたいことがわかる、自分の伝えたいことが伝わる。

仕事ではミスを起こさないよう基本は、確実に、簡潔に意思疎通ができるように心がけてみてください。

4．所属するコミュニティを理解する

ビジネスマナーと呼ばれるマナー以外にも、特定の人が重要と考える慣習に近いものもあったりします。

朝出勤したら窓を開けて換気しておいてと言われたり、お昼ご飯を食べるときは先輩を誘うなどなど。

時には受け入れがたい習わしがあったりして、どうしてそんなことをしているのか理解できないことがあると思います。

しかし、所属するコミュニティによっては、その習わしを守らないことで人間関係がギクシャクすることがあります。

若いメンバーが集まっているような企業ではあまりないことかもしれませんが、人によって流儀がありますので、先輩や上司が大切にしている流儀がある場合は理解することが必要です。

引き継いでいくべき良い慣習もあれば、みんなが非効率だと感じる慣習もあると思いますが、初めから自分が慣習の取捨選択をすることはお勧めしません。

そのコミュニティの和を乱さないよう、うまく立ち回っていくことが必要な時もあると思います。

5．洗練された提案をする

仕事をする上で、提案ができるかどうかというのは非常に重要な要素だと思っています。
私がここで説明する提案は、考えに考え抜いた提案です。

提案は、企業が成長していくために最も必要なアクションだと私は感じています。

今までのやり方を変える、新しいシステムを入れる、古い慣習を取り除く、全ての始まりは気づいた人の提案です。

ここで注意して欲しいのは、ふと思いついた良さそうなことを言う行為を提案とは言いません。

ホイホイ提案されては上司が困ってしまいます。

しっかりとした現状分析、情報収集、いくつかの改善案を考え提案することです。

それらのプロセスをじっくり考え、周囲の意見も聴き、練られた提案はとても価値があるものです。

ドラスティックに改革を行う人もいますが、それは角が立ちやすいのでお勧めしません。

先輩や上司とゆっくり話せる機会を作り、提案してみてください。

職場環境、生産性、コストなどを改善するためにメンバーの気づきと提案がなくてはなりません。

まとめ

仕事は、一人でやるべき場面もありますが、基本的にはチームでやっていくものです。

チーム内で自分の役割を全うし、さらにできることもやっていくことが求められます。

言われた仕事をこなしていくだけでは楽しくありません。

仕事の楽しさはもっともっと先にあります。

最後に、私が社会人1年目くらいに知った良い話をお伝えしたいと思います。

「仕事ができない人」は「頼まれたことができない人」と「頼まれたことしかできない人」であり、

「頼まれたことができる人」は「当たり前の人」である。

じゃあ「本当にできる人」とは？

それは「頼まれてもいないのにできる人」である。

社会人としてのふるまいを心がけることで周囲に認められ、働きやすい環境を築いていくことができます。

業務スキルと併せて、社会人スキルもしっかりと身に着けて、一人前の社会人として成長していけるとよいですね。